سامانه همایش های دانشگاه پیام نور در حقیقت یک دبیرخانه اینترنتی است که مراکز دانشگاهی پیام نور کمک می کند تا همایش های علمی خود را در سطح بین المللی ، ملی و منطقه ای بدون نگرانی از درگیری با روش های سنتی دریافت مقالات و داوری آنها برگزار کنند . این سامانه کلیه مراحل برگزاری یک همایش از راه اندازی وب سایت و اطلاع رسانی تا ثبت نام و دریافت مقالات و داوری آنها و اعلام نتیجه و دریافت هزینه ها را به راحتی مدیریت می کند .
ثبت نام و دریافت مقالات
پس از اینکه وب سایت همایش راه اندازی شد و اطلاع رسانی های لازم صورت گرفته نوبت به ثبت نام و ارسال مقالات توسط کاربران است . کاربران با مراجعه به سامانه ای که تهیه کرده اید و ثبت نام در آن کنترل پنلی در اختیار دارند و می توانند اقدام به ثبت عنوان مقاله و ارسال فایل های مورد نظر نمایند . در طول مدت ثبت نام کاربران قادر به ویرایش اطلاعات و اصلاح فایل های خود هستند . اما با پایان یافتن مهلت ارسال که به طور اتوماتیک صورت می پذیرد مقالات ، آماده ارسال جهت داوری می شوند .
فرآیند داوری مقالات
پس از اینکه مهلت ارسال مقالات پایان پذیرفت ، دبیرخانه چند داور میانی را به سامانه معرفی کرده و مقالات را برای آنها به کمک سامانه ارسال می کند . داوران میانی با ورود به کنترل پنل خود قادر به دیدن مقالات بوده و می توانند نسبت به داوری مستقیم روی آنها و یا ارسال جهت داوران نهایی اقدام نمایند بدیهی است پس از فرآیند داوری ، داور پذیرش یا عدم پذیرش مقاله ، نوع پذیرش و توضیحات لازم برای هر مقاله را در کنترل پنل ثبت می کند . این تغییر وضعیت مقاله به پذیرش یا عدم پذیرش به طور اتوماتیک به اطلاع دبیرخانه و پژوهشگر می رسد .
اعلام نتایج و اطلاع رسانی
هر مقاله از ابتدای ثبت عنوان در سامانه تا انتهای مرحله داوری وضعیت های متفاوتی را تجربه می کند شامل ثبت مقاله ، دریافت فایل ها ، ارسال برای داور میانی ، ارسال برای داور نهایی ، رد یا پذیرش و ... پژوهشگر در هر زمان با مراجعه به کنترل پنل خود قادر به دیدن آخرین وضعیت مقاله خود و تاریخچه وضعیت های مقاله خود خواهد بود . دبیرخانه هم می تواند طوری سیستم را تنظیم کند تا مراحل فوق از طریق ایمیل یا SMS به اطلاع پژوهشگران برسد .
تاریخ های مهم
هر همایش چند تاریخ مهم دارد ، شامل شروع ثبت نام ، شروع ارسال مقاله ، پایان ثبت نام ، پایان ارسال مقاله ، شروع داوری ، اعلام نتایج داوری و روز برگزاری . دبیرخانه به کمک کنترل پنلی که در اختیار دارد قادر است این تاریخ ها را معین نماید . پس از آن سامانه به طور اتوماتیک فرآیند های را مدیریت می کند و البته دبیرخانه قادر به تمدید تاریخ های فوق نیز می باشد .
فرآیندهای مدیر سامانه
- ایجاد همایش
- تعریف مدیران همایش (دبیرخانه)
- مدیریت کلی پژوهشگران و کاربران
- آرشیو همایش‌ها و مقالات
- تنظیمات کلی سامانه
فرآیندهای داوری
- دریافت مقالات توسط سرداوران از دبیرخانه
- تقسیم مقالات بین هیات داوران
- تکمیل فرم های ارزیابی
- ثبت امتیاز و نتیجه نهایی داوری مقالات
- اعلام اصلاحات
- و ...
فرآیندهای دبیرخانه هرهمایش
- تعریف محور های همایش
- تعریف نوع مقالات (چکیده ، اصل ، پوستر ، سخنرانی)
- تعریف انواع شرکت در همایش و هزینه ها
- معرفی سرداوران و هیات داوران
- ایجاد فرم های ارزیابی ، شاخص ها و امتیازات
- مدیریت پژوهشگران ثبت نام شده
- مدیریت و مشاهده مقالات رسیده
- ارسال مقالات برای هیات داوران
- ارسال مقالات برای هیات داوران
- مدیریت سایت اطلاع رسانی همایش
- صدور گواهی
فرآیندهای پژوهشگران
- مراجعه به سامانه همایش و یا زیر سایت همایش مورد نظر
- ثبت نام در سامانه
- عضویت در همایش
- ارسال مقالات
- مشاهده نتیجه داوری
- پرداخت هزینه